Tout savoir sur la destruction documents comptables

La comptabilité est une activité que l’on retrouve dans tous les secteurs aussi bien privés que publics. Pas un établissement industriel, de santé, d’administrations ou d’institutions publiques qui ne comptent ce service dans sa structure.

La comptabilité génère beaucoup de documents même si beaucoup sont maintenant stockés numériquement. Ces documents doivent être conservés un laps de temps défini par la législation en vigueur. Après cette période de conservation en archives, il y a lieu de procéder à la destruction des documents comptables.

Comment se gère une salle d’archives ?

Combien de temps ces documents doivent être conservés ?

Comment procède un professionnel de la destruction pour éliminer ces documents ?

Salle archives : des contraintes et des hommes

Un local à archives est nécessaire pour stocker les pièces comptables et les autres documents de l’entreprise avant destruction. Cette salle ne doit pas se trouver à proximité d’une source de chaleur pour éviter les risques d’incendie. Elle doit être contrôlée en température et en hygrométrie afin que les archives ne se dégradent pas. Il faut y affecter du personnel qui sera en charge du classement et de l’organisation.

Les étagères doivent se situées à une hauteur limite du sol ceci, encore une fois, pour éviter la dégradation des boites à archives en cas d’inondation.

Destruction documents comptables
Destruction documents comptables : concernés ?

Ce sont également des mètres carrés perdus pour une activité qui ne rapporte rien à l’entreprise.

Délais de garde avant destruction documents comptables

Les pièces comptables appelées livre journal, grand livre ou livre d’inventaire sont conservées 10 ans, la date de clôture d’exercice faisant foi. Toutes les pièces justificatives à une activité comptable (bons de livraison, de commandes, factures, …) aussi bien côté fournisseurs que clients sont également gardées 10 ans.

La comptabilité peut également être en charge de la fiscalité de l’entreprise. La majeure partie de ces pièces fiscales doivent être détenues 6 ans.

Sont concernés par ce délai de garde, tous les documents ayant trait aux impôts sur les entreprises (sur le revenu, sur les sociétés) et les impôts directs comme la taxe foncière. Les documents concernant les impôts sur les bénéfices et l’acquittement de la TVA sont également conservés 6 ans.

Processus de destruction documents comptables

Les entreprises et administrations ont un devoir de confidentialité en regard des informations qu’ils détiennent. Pour une entreprise, ce sont surtout des informations qui pourraient être utiles à la concurrence. Pour les institutions publiques, ce sont des données sensibles collectées auprès de leurs administrés et qui doivent rester confidentielles.

copeaux après destruction documents comptables
Résultat de l’intervention de destruction documents comptables

Un professionnel du secteur de la destruction sécurisée conseillera une intervention sur place à l’aide de camions broyeurs. Cette mission peut aussi bien concerner des documents papiers que des supports informatiques, les moyens de destruction aujourd’hui permettant de détruire le papier, le plastique ou le métal.

Les documents ressortent de cette opération sous forme de petits copeaux absolument inexploitables par un tiers.

Cette intervention donne lieu à la remise de documents certifiés : bordereau de suivi de déchets et certificat de destruction CERFA qui constituent des pièces justificatives à conserver dans une démarche de suivi qualité du traitement des déchets.

Confia est une entreprise qui peut prendre en charge la destruction de documents comptables.

Pour en savoir plus, visitez le site confia.fr.

Confia
38 rue de Berri
75008 PARIS
Tél : 0 805 85 81 47
Email : confia@confia.fr

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